Vi samler statistik ved hjælp af cookies for at forbedre hjemmesiden. Det sker dog først, når du klikker videre til næste side. Læs mere om cookies. Du kan også vælge at sige nej til cookies.

Dokumentation i sagen

Det er altid en god idé at dokumentere de forskellige udfordringer, overvejelser, og indsatser, når man har en medarbejder med et handicap. Vi har lavet et forslag til en dokumentationsskabelon, som kan anvendes i sagen.

Dokumentation

Når man har en medarbejder med et handicap og behov for særlig tilpasning af arbejdet, anbefales det at dokumentere de forskellige udfordringer, overvejelser og indsatser.

Dette anbefales dels fordi dokumentation af sagen er et krav for at medarbejderen kan komme i betragtning til et fastholdelsesfleksjob, hvis dette skulle blive relevant. Dels anbefales en grundig dokumentation af sagen og arbejdsgivers forsøg på rimelig tilpasning i tilfælde af en eventuel retlig tvist i forbindelse med en afskedigelsessag.

Dokumentationsskabelon

Vi har udarbejdet en skabelon, som kan bruges til dokumentation af indsatsen for at fastholde en medarbejder med et handicap.

Klik her for at hente dokumentationsskabelonen (word-fil)

Vær opmærksom på, at helbredsoplysninger er personfølsomme data, og der gælder særlige regler for lagring af disse.

Du kan læse mere om reglerne for håndtering af personaledata på Datatilsynets hjemmeside (nyt vindue) 

Dokumentation undervejs i fastholdelsesindsatsen

Lige meget hvordan sagen ender, er det en god ide at dokumentere, at du har undersøgt mulighederne for rimelig tilpasning, og hvorfor du eventuelt vurderer, at en tilpasning ikke er rimelig, men en uforholdsmæssig stor byrde.

Dokumentationen giver overblik over, hvad I har gjort og forsøgt – hvad der har fungeret, og hvad der ikke har fungeret. Læg derefter din dokumentation i personalemappen. Mails vedrørende sagen kan også lægges i personalemappen.

Vær opmærksom på, at helbredsoplysninger er personfølsomme data, og der gælder særlige regler for lagring af disse.

Klik her for at læse mere om reglerne for håndtering af personaledata på Datatilsynets hjemmeside (nyt vindue)

Dokumentation er forudsætning for et eventuelt fastholdelsesfleksjob

Hvis det senere skulle vise sig, at et fastholdelsesfleksjob kommer på tale, er det også et lovkrav, at du kan dokumentere, at I igennem 12 måneder har forsøgt at fastholde medarbejderen gennem overenskomstens sociale kapitler. Hvis dokumentationen skal kunne benyttes ved etablering af fastholdelsesfleksjob, skal der indgås en skriftlig aftale mellem arbejdsgiver og den ansatte om, hvilke funktioner, den ansatte har svært ved at udføre eller ikke kan udføre og hvilke konkrete skånehensyn, der er aftalt. 12 måneders indsats efter de sociale kapitler er dog ikke et krav, hvis der er tale om en akut opstået skade eller sygdom.

Dokumentation i forbindelse med en eventuel tvist i sagen

Skulle der senere opstå en tvist, er det også vigtigt, at du kan dokumentere forløbet og jeres tiltag. Du skal kunne dokumentere, at du har undersøgt, om der kan laves rimelige tilpasninger, som kan medvirke til at fastholde medarbejderen. Undersøg eventuelt om der er mulighed for at få støtte til tilpasninger gennem jobcentret. Det har betydning i forhold til vurderingen af, om tilpasningen vurderes at være ”rimelig”.

Hvis du vurderer, at tilpasningen ikke er rimelig, kan skriftlig dokumentation beskrive, at fastholdelse vil udgøre en uforholdsmæssig stor byrde for virksomheden. Det kan fx dreje sig om udgifter i forbindelse med indretning af arbejdspladsen eller uhensigtsmæssigheder i forbindelse med ændring af arbejdstiden.

Sidst opdateret 14. mar 2017